Factuur: Factureren

Uit WinTax Wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Speciale facturen

Ritten inlezen

Om klant facturen te maken, moeten ritten eerst ingelezen worden in WinTax Factuur, vanuit de WinTax Agenda.

Om dit te doen kiest u in de menubalk van WinTax Factuur Bestand -> Openen

Na het kiezen van de optie, verschijnt het volgende venster

WinTax Factuur - Openen


In het veld 'Bestand' staat een verwijzing naar het agenda bestand dat door WinTax wordt gebruikt. Hierin staan de ritten geregistreerd. Uit dit bestand worden de ritten gehaald. Indien de verwijzing correct is, kunt u door naar de volgende vinkjes.

  • Ritten markeren als 'ingelezen voor facturatie': Met dit vinkje kunt u ervoor kiezen of u de ritten die ingelezen worden, in WinTax Agenda worden gemarkeerd met de indicatie 'ingelezen voor facturatie'. Indien u hiervoor kiest, worden de ritten vergrendeld in de agenda.
  • Ritten gemarkeerd als 'geëxporteerd' overslaan: Met dit vinkje kunt u ervoor kiezen om de ritten die reeds zijn geëxporteerd naar de Vektis export, en hierdoor de indicatie 'geëxporteerd' hebben gekregen, over te slaan.


Normaal gesproken laat u beide vinkjes ingeschakeld. Kies Volgende


In het volgende venster kunt u het datumbereik ingeven dat u wilt factureren.

  • Vorige: Dit is de laatste datum die u de vorige keer heeft ingelezen in WinTax Factuur
  • Van: Eerste datum die u wilt inlezen in WinTax Factuur
  • Tot en met: Laatste datum die u wilt inlezen in WinTax Factuur

WinTax Factuur - Datumbereik ingeven


Nadat u het gewenste datumbereik heeft ingegeven, kiest u Volgende


In het volgende venster kunt u de klant selectie doen. De ritten van de geselecteerde klanten (blauw) worden ingelezen in WinTax Factuur. Standaard zijn alle klanten geselecteerd en worden dus alle ritten van alle klanten ingelezen


WinTax Factuur - Datumbereik ingeven

Indien u een bepaalde klantselectie wilt inlezen, kunt u in de lijst de gewenste klant kiezen. Door met het gebruik van de Control-toets een andere klant aan te klikken kunt u en tweede en zo meerdere klanten kiezen


Het vinkje 'Verplaatsen naar' klant geeft aan dat de klant die u heeft geselecteerd een Verplaatsen naar klant is. Dit heeft tot resultaat dat alle ritten van de klanten worden ingelezen, waarbij de geselecteerde klant als 'Verplaatsen naar' klant staat ingesteld. Ritten op de klant zelf worden in dit geval dus niet ingelezen in WinTax Factuur


Naast het vinkje 'Verplaatsen naar' klant geeft WinTax Factuur enkele mogelijkheden om op eenvoudiger wijze een klantselectie te doen van meerdere klanten. Dit kan aan de hand van een .lst bestand

Daarnaast kunt u door op het vergrootglas te klikken een selectie maken van alle klanten op basis van de gegevens die reeds in WinTax bekend zijn

  • Alle selecteren (Ctrl+A) : Kies alle klanten
  • Instellingsnummer: Selecteer de klanten met het gekozen instellingsnummer
  • Zonetarief: Selecteer de klanten het het gekozen zonetarief

Indien u de juiste klanten heeft geselecteerd, klikt u op Voltooien.

De ritten worden nu ingelezen in WinTax Factuur.

WinTax Factuur - Datumbereik ingeven

Ritten vooraf factureren

Ritten kunnen vooraf gefactureerd worden. Dit kan op dezelfde wijze als hierboven is omschreven. Nadat een rit in de agenda is gemarkeerd als ingelezen voor facturatie en deze nog niet te ver in het verleden ligt, kan de chauffeur en wagen nog worden toegewezen.

Ritten factureren

Om de ritten die zijn ingelezen te factureren, kiest u eerst de klant die u wilt factureren.

Factuur - Klant selectie

Nadat u de klant heeft geselecteerd, ziet u de ritten die gefactureerd moeten worden. Dit zijn de ritten met een groen vlaggetje. U kunt de ritten factureren door te drukken op de knop 'Alle goedgekeurde ritten van de geselecteerde klant factureren' of de F11 toets te gebruiken.

Factuur - Factureren

Nadat u op deze knop hebt gedrukt, volgt een venster waar u de gegevens kunt opgeven voor de te maken factuur.

Factuur - Factuur gegevens opgeven

  • Factuurdatum: Dit is de factuurdatum die op de factuur komt te staan
  • Omschrijving: Dit is de omschrijving die op de factuur komt te staan
  • Verzamelsoort: Hiermee kunt u opgeven hoe u ritten verzameld wilt hebben over verscheidene facturen. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor 'Per passagier' wordt per unieke waarde in het veld passagiers van de ritten een factuur gemaakt. Indien u kiest voor '(Automatisch)' wordt de selectie bepaald aan de hand van de klant dan wel zonetarief instellingen.
  • Administratiekosten: Hier kunt u opgeven of en zo ja hoeveel administratiekosten u aan de factuur wilt toevoegen
    • Niet bij incasso: Indien het een incassofactuur betreft, worden de administratiekosten niet doorberekend op de factuur
    • Niet bij <=0: Indien het factuurbedrag 0 of kleiner is, worden de administratiekosten niet doorberekend op de factuur
    • Procentueel: Indien aangevinkt, kunt u een percentage van het totaal factuurbedrag ingeven dat wordt doorberekend op de factuur
    • Klant administratiekosten gebruiken: Indien aangevinkt, zullen de administratiekosten die in de klantgegevens staan ingesteld worden gebruikt
  • Deelbetaling: Hier kunt u opgeven welke deelbetaling moet worden voldaan
    • Procentueel: Indien aangevinkt, kunt u een percentage van het totaal factuurbedrag ingeven dat als deelbetaling moet worden voldaan
  • Minimumtotaal: Hier kunt u een bedrag ingeven die de factuur minimaal moet hebben, voordat hiervan een factuur wordt gemaakt. Indien het totaalbedrag van de factuur lager is dan het hier ingegeven bedrag, wordt de factuur niet gemaakt.
  • Maximale ouderdom: Indien minimumtotaal is ingevuld, kunt u hier een aantal dagen invullen waarna het minimumtotaal wordt genegeerd en alsnog een factuur wordt gemaakt

Nadat u de benodigde gegevens hebt ingegeven, klikt u op OK.

Facturen verzenden

Om de facturen die zijn gemaakt te verzenden, kiest u eerst de klant waarvan u de facturen wilt verzenden.

Factuur - Klant selectie

Nadat u de klant heeft geselecteerd, ziet u de facturen die verzonden moeten worden. Dit zijn de facturen met een paars vlaggetje. U kunt de facturen verzenden door te drukken op de knop 'Alle geselecteerde of nog niet verzonden facturen van de geselecteerde klant verzenden' of de F12 toets te gebruiken.

Factuur - Factuur verzenden

Nadat u op deze knop hebt gedrukt, volgt een venster waar u de gegevens kunt opgeven voor de factuurselectie, afdruk en instellingen voor de export naar de boekhouding.

Factuur - Factuur verzenden

  • Soort: Hiermee kunt u kiezen welke soort factuur afgedrukt moet worden. Indien u kiest voor '(Automatisch)' wordt de selectie bepaald aan de hand van de klant dan wel zonetarief instellingen.
  • Bereik: Hier kunt u kiezen welke facturen verzonden moeten worden
  • Blanco velden: Hier kunt u een datumbereik ingeven waarbinnen de factuurdatum moet vallen
    • Ritdatums: Hier kunt u een datumbereik ingeven waarbinnen de ritdatums van de te verzenden facturen moeten vallen
  • Facturen met 0 tarieven overslaan: Indien aangevinkt, worden facturen met een 0 bedrag niet afgedrukt
  • Facturen: U kunt hier 3 verschillende printers selecteren, waar naartoe een aantal facturen moet worden afgedrukt. Zo kunt u bijvoorbeeld kiezen om 1 factuur naar een printer met briefpapier te versturen en nog een factuur naar een printer zonder briefpapier. U kunt de printers selecteren en printerinstellingen benaderen door op het printerknopje te klikken

Factuur - Factuur verzenden

  • Periode: Hier kunt u de periode definiëren die moet worden gebruikt in de export naar uw boekhoudpakket
  • Boekjaar: Hier kunt u het boekjaar definiëren die moet worden gebruikt in de export naar uw boekhoudpakket
    • Baseren op factuurdatum: Indien aangevinkt zullen periode en boekjaar automatisch worden bepaald op basis van de factuurdatum
    • Extra datum: Hier kunt u, indien uw boekhoudpakket dit ondersteunt, een afwijkende factuurdatum definiëren ten opzichte van de periode en boekjaar.
  • Incasso verwerking gewenst: Hier kunt u de verwerkingsdatum van de incasso definiëren
  • Te incasseren facturen ook afdrukken: Indien aangevinkt worden facturen die worden geïncasseerd afgedrukt.
  • Klanten: Hier kunt u definiëren welke klanten geëxporteerd moeten worden naar uw boekhoudpakket
    • Bank/Gironummers exporteren: Indien aangevinkt wordt het klanten bestand aangevuld met Bankrekening nummers

Crediteren

Factuur crediteren

Het crediteren van een factuur kan ook op eenvoudige wijze vanuit WinTax Factuur. Om dit te doen klikt u met de rechtermuisknop de de factuur die u wilt crediteren. Hierna kiest u voor Factuur crediteren.

Factuur crediteren

Nadat u deze optie hebt geselecteerd, en u de vraag om de factuur te crediteren heeft bevestigd, verschijnt het venster om de creditfactuur daadwerkelijk op te maken.

Vul in het venster in:

  • Factuurdatum
  • Omschrijving: Deze omschrijving wordt op de factuur weergegeven in het veld 'Omschrijving'
  • Credit omschrijving: Deze omschrijving wordt als rit omschrijving weergegeven op de creditfactuur
  • Automatische creditomschrijving: Indien deze optie is aangevinkt wordt de tekst 'Credit voor factuur factuurnummer', waarbij factuurnummer het factuurnummer van de te crediteren factuur is
  • Administratiekosten crediteren: Indien u deze optie aanvinkt, worden administratiekosten van de oorspronkelijke factuur ook gecrediteerd
  • A&A overslaan: Indien u deze optie aanvinkt, worden eventuele artikelen en arrangementen van de oorspronkelijke factuur niet gecrediteerd


  • Als u deze actie vervolgens bevestigd met "ok" wordt de credit factuur gemaakt. Dit is een factuur met een paars vlaggetje. U kunt de facturen verzenden door te drukken op de knop 'Alle geselecteerde of nog niet verzonden facturen van de geselecteerde klant verzenden' of de F12 toets te gebruiken.

Ritten crediteren

Indien u niet een gehele factuur wilt crediteren, maar enkel een rit van een factuur, opent u de factuur door hierop te dubbelklikken. Vervolgens selecteert u het tabblad Ritten. Selecteer de rit of ritten die u wilt crediteren en klik met de rechtermuisknop. Hierna kiest u voor Ritten crediteren.

Rit crediteren

Nadat u deze optie hebt geselecteerd, en u de vraag om de ritten te crediteren heeft bevestigd, verschijnt het venster om de creditfactuur daadwerkelijk op te maken.

Vul in het venster in:

  • Factuurdatum
  • Omschrijving: Deze omschrijving wordt op de factuur weergegeven in het veld 'Omschrijving'
  • Credit omschrijving: Deze omschrijving wordt als rit omschrijving weergegeven op de creditfactuur
  • Automatische creditomschrijving: Indien deze optie is aangevinkt wordt de tekst 'Credit voor factuur factuurnummer', waarbij factuurnummer het factuurnummer van de te crediteren factuur is
  • Administratiekosten crediteren: Indien u deze optie aanvinkt, worden administratiekosten van de oorspronkelijke factuur ook gecrediteerd
  • A&A overslaan: Indien u deze optie aanvinkt, worden eventuele artikelen en arrangementen van de oorspronkelijke factuur niet gecrediteerd
  • Als u deze actie vervolgens bevestigd met "ok" wordt de credit factuur gemaakt. Dit is een factuur met een paars vlaggetje. U kunt de facturen verzenden door te drukken op de knop 'Alle geselecteerde of nog niet verzonden facturen van de geselecteerde klant verzenden' of de F12 toets te gebruiken.

Tussenpersoon crediteren

In WinTax is het ook mogelijk een tussenpersoon te crediteren. Stel u heeft een bedrijf die opdrachten voor u verzorgd, en u heeft afspraken gemaakt over de commissie dan kunt u deze afspraken vast leggen en de daadwerkelijke credit factureren hiervoor ook in WinTax verwerken.

U dient als u de tussenpersoon credit factuur wilt opmaken eerst op de klant in het klant onderhoud het percentage aan tussenpersoon commissie te hebben ingevuld.

vervolgens dient u de facturen te maken, op het moment dat de factuur gemaakt is, heeft u de mogelijkheid een tussenpersoon credit factuur te maken door de factuur te selecteren met de rechter muis knop en vervolgens te kiezen voor "Tussenpersoon crediteren".

Tussenpersoon crediteren.png

Ook is het mogelijk om dit via knoppen aan de bovenkant te doen. U kiest het mapje met het pijltje naar rechts om de Tussenpersoon te crediteren of u kiest het mapje met het bliksemschicht om alle tussenpersonen te crediteren.

Tussenpersoon crediteren Alle tussenpersonen crediteren.png

U krijgt vervolgens de melding met de vraag deze te beantwoorden.

Weet u zeker dat u de geselecteerde facturen wilt crediteren aan de tussenpersoon.png

Als u bovenstaande vraag met ja heeft beantwoord komt u in het volgende venster u gaat hier daadwerkelijk de tussenpersoon credit factuur opmaken.

Tussenpersoon credit factuur opmaken.png

U kunt hier de volgende zaken noteren:

  • Factuurdatum: U kunt hier de factuurdatum selecteren.
  • Omschrijving: U kunt hier de omschrijving plaatsen die voor deze credit factuur van toepassing is.
  • Credit omschrijving: U kunt hier de credit omschrijving plaatsen die op de credit factuur terecht dient te komen.
  • Tussenpersoonklant: Hier dient u de klant in te vullen waarop deze credit factuur van toepassing wordt.
  • Commisie: Dit is het percentage wat ingevuld staat bij tussen persooncommisie op de klant in het klant onderhoud, deze kunt nog aanpassen door er een ander percentage in te plaatsen.
  • Overige: Hier kunt u er voor kiezen om de A&A (Artikelen en Arrangementen ) over te slaan, deze zijn vervolgens uitgesloten voor die credit factuur.

Als u vervolgens gereed ben kiest u voor "Ok" en de credit factuur zal gemaakt worden.

Credit factuur staat gereed.png

De credit factuur staat vervolgens klaar en kan verstuurd worden. Dit is de factuur met een paars vlaggetje. U kunt de facturen verzenden door te drukken op de knop 'Alle geselecteerde of nog niet verzonden facturen van de geselecteerde klant verzenden' of de F12 toets te gebruiken.

Factuur - Factuur verzenden

Nadat u op deze knop hebt gedrukt, volgt een venster waar u de gegevens kunt opgeven voor de factuurselectie, afdruk en instellingen voor de export naar de boekhouding.

Factuur - Factuur verzenden

  • Soort: Hiermee kunt u kiezen welke soort factuur afgedrukt moet worden. Indien u kiest voor '(Automatisch)' wordt de selectie bepaald aan de hand van de klant dan wel zonetarief instellingen.
  • Bereik: Hier kunt u kiezen welke facturen verzonden moeten worden
  • Blanco velden: Hier kunt u een datumbereik ingeven waarbinnen de factuurdatum moet vallen
    • Ritdatums: Hier kunt u een datumbereik ingeven waarbinnen de ritdatums van de te verzenden facturen moeten vallen
  • Facturen met 0 tarieven overslaan: Indien aangevinkt, worden facturen met een 0 bedrag niet afgedrukt
  • Facturen: U kunt hier 3 verschillende printers selecteren, waar naartoe een aantal facturen moet worden afgedrukt. Zo kunt u bijvoorbeeld kiezen om 1 factuur naar een printer met briefpapier te versturen en nog een factuur naar een printer zonder briefpapier. U kunt de printers selecteren en printerinstellingen benaderen door op het printerknopje te klikken

Factuur - Factuur verzenden

  • Periode: Hier kunt u de periode definiëren die moet worden gebruikt in de export naar uw boekhoudpakket
  • Boekjaar: Hier kunt u het boekjaar definiëren die moet worden gebruikt in de export naar uw boekhoudpakket
    • Baseren op factuurdatum: Indien aangevinkt zullen periode en boekjaar automatisch worden bepaald op basis van de factuurdatum
    • Extra datum: Hier kunt u, indien uw boekhoudpakket dit ondersteunt, een afwijkende factuurdatum definiëren ten opzichte van de periode en boekjaar.
  • Incasso verwerking gewenst: Hier kunt u de verwerkingsdatum van de incasso definiëren
  • Te incasseren facturen ook afdrukken: Indien aangevinkt worden facturen die worden geïncasseerd afgedrukt.
  • Klanten: Hier kunt u definiëren welke klanten geëxporteerd moeten worden naar uw boekhoudpakket
    • Bank/Gironummers exporteren: Indien aangevinkt wordt het klanten bestand aangevuld met Bankrekening nummers

Betalingen verwerken

Als u crediteur betaald heeft, wilt u deze betaling verwerken in WinTax factuur, om zo de factuur aan te merken als betaald. Dit kunt u doen door te gaan naar extra, en vanuit daar te kiezen voor betalingen verwerken. U krijgt hier het venster te zien met de facturen die nog niet betaald zijn.

Betalingen Verwerken.png

U kunt vervolgens per factuur aangeven of deze als betaald aangemerkt dient te worden in WinTax factuur, door middel van het aanvinken van het vakje voor de datum. Als u vervolgens 1 of meerdere vinkjes heeft aangegeven dan zult u zien dat in het venster de keuze "voltooien" oplicht en deze hiermee bevestigd kunnen worden.

Factuur Betaald.png

Zodra u voor voltooien heeft gekozen dan zult u zien dat de factuur wordt aangemerkt met een vinkje "betaald", en het vlaggetje van de factuur zal wit worden.

Ook is het mogelijk een "deelbetaling" te doen. Zodra u in het betalingen verwerken venster een factuur heeft geselecteerd zult u ook zien dat de knop "Deelbetaling" oplicht. Zodra u deze keuze maakt verschijnt het venster deelbetaling.

WinTax Factuur Deelbetaling.png

In dit venster kunt u het bedrag invullen dmv het bedrag in te typen of dmv het kiezen van rekenmachine. U vult he bedrag van de deelbetaling in, en bevestigd deze met de "ok" knop. In het betalingen verwerken overzicht ziet u in de kolom deelbetaling het gekozen bedrag wat voor de deelbetaling gedaan is staan. Vervolgens dient u de actie die u gedaan heeft nog te bevestigen met de knop voltooien. als dit gedaan is zult u zien dat in het factuur overzicht de deelbatting staat die gedaan is.

Wintax Factuur deelbetaling gedaan.png

Als de crediteur vervolgens de gehele factuur heeft betaald dan kan de factuur vervolgens alsnog als betaald worden verwerkt door bovenstaande stappen te herhalen en de factuur daadwerkelijk op betaald te zetten.

In het betalingen verwerken overzicht ziet u ook een knop staan met de naam "ophalen uit boekhouding". Deze optie is alleen werkzaam bij bepaalde koppelingen met de boekhouding als deze actief is. Een voorbeeld hiervan is de koppeling met Exact Online, deze koppeling heeft de mogelijkheid om boekingen aan te bieden aan het boekhoud pakket, maar heeft ook de mogelijkheid om de betalingen die gedaan zijn op te halen uit de boekhouding. U haalt hiermee de betalingen op uit het boekhoudpakket en kunt op deze manier de verwerkingen zoals deze zijn gedaan in het boekhoud pakket ook in WinTax verwerkt worden. Bent u benieuwd of uw boekhoud pakket de mogelijkheid heeft om een tweeweg koppeling te maken neem dan contact opraag meer over zou willen weten, neem dan contact op met ons support@wintax.nl.

Ritten verwerken

Werk nodig

Aanmaningen versturen

Werk nodig