Factuur: Opties

Uit WinTax Wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Via de Extra > Opties komt u in de opties om de instellingen in de betreffende administraties aan te passen. Het is dus belangrijk voordat u de opties gaat aanpassen u in de de juiste administratie zit, zie onderstaande voorbeeld , we gaan de aanpassing doen in de Test administratie

Administratie Select.png

Algemeen

Het eerste tabblad is het tabblad Algemeen, daar zitten onderstaande functionaliteiten in.

Facuur Algemeen.png

  • Basisnummer

Het basis nummer is het opvolgende nummer wat gebruikt wordt op de factuur. Hier dient u dus eenmalig een nummer in te vullen en WinTax factuur zal automatisch iedere factuur doornummeren bij het verzenden. In het voorbeeld is gekozen voor een basisnummer "2014". U zou er ook voor kunnen kiezen voor bijvoorbeeld nummer "20140001" zo kunt u 999 facturen maken alvorens u bij "20150000" uitkomt. Dit zou u ook jaarlijks kunnen aanpassen ( dus voor 2015 gebruikt u 20150001 en vervolgens voor 2016 gebruikt u 20160001 ), zodat u in uw administratie altijd kunt bijhouden wanneer de facturen gemaakt zijn.

  • Standaard BTW

Dit is het standaard BTW percentage wat gehanteerd wordt in de betreffende administratie in WinTax factuur.

  • 2e aanmaning XX administratiekosten

Hier kunt u een standaard bedrag noteren wat WinTax factuur in deze administratie gebruikt als u een 2e aanmaning gaat maken. Door op het rekenmachine te drukken, krijgt u de mogelijkheid het getal daarmee in te kunnen toetsen.

  • Laatste aanmaning XX administratiekosten

Hier kunt u een standaard bedrag noteren wat WinTax factuur in deze administratie gebruikt als u een laatste aanmaning gaat maken. Door op het rekenmachine te drukken, krijgt u de mogelijkheid het getal daarmee in te kunnen toetsen.

    • Overige
  • Alleen goedgekeurde ritten inlezen

Als u deze functie heeft aanstaan zal bij het inlezen van de ritten in WinTax factuur alleen worden gegekeken naar de goedgekeurde ritten en alleen deze zullen worden ingelezen, alle overige en dus niet goedgekeurde ritten zullen worden overgeslagen.

  • Geannuleerde ritten overslaan

Als dit vinkje aan staat dan zullen de Geannuleerde ritten worden overgeslagen en niet worden ingelezen.

  • Loze ritten overslaan

Als dit vinkje aan staat dan zullen de Loze ritten worden overgeslagen en niet worden ingelezen.

  • Ritten zonder vertrekadres overslaan

Als dit vinkje aan staat dan zullen de ritten zonder vertrekadres worden overgeslagen en niet worden ingelezen.

  • Ritten zonder chauffeur overslaan

Als dit vinkje aan staat dan zullen de ritten zonder chauffeur worden overgeslagen en niet worden ingelezen.

  • Ritten voor onbekende klant overslaan


  • Ritten voor contante klant overslaan

Als dit vinkje aan staat dan zullen de ritten die op een kontante klant of zonetarief staan worden overgeslagen en niet worden ingelezen.

  • Ritten automatisch goedkeuren

Facturering

Boekhouding

In het tabblad boekhouding kan de koppeling met de boekhouding worden ingericht. Als u naar het tabblad boekhouding gaat kunt u bij soort kiezen voor een dropdown venster, hier kunt u het soort boekhoud pakket kiezen.

Als voorbeeld richten we in onderstaande afbeelding een koppeling voor Exact Online in. Andere boekhoud pakketten kunnen andere gegevens gebruiken, het is mogelijk dat andere velden hiervoor gevuld dienen te worden, dit is echter afhankelijk van het te gebruiken boekhoudpakket.

Boekhouding Exact online.png

  • Bij bestandsnaam vult u de locatie in waar de bestanden terecht dienen te komen, en ook vult u in de naam van het bestand. In het voorbeeld wordt het bestand weg geschreven in de folder D:\Wintax\Exact\ de naam van het bestand is boeking.xml. Houd er rekening mee dat de locatie die u hier invult voor de gebruikers die moeten werken in WinTax Factuur benaderbaar is.
  • Bij rekening debiteuren is ingevuld 1300 dat is in het voorbeeld het nummer wat in Exact gebruikt wordt voor de debiteurenrekening, let op dit zou in een andere versie anders kunnen zijn, dus het nummer dient alleen als voorbeeld.
Divisie en BTWcodes
  • Ditzelfde geldt voor de "Interne divisie code" en het "Verkoopboek". Interne divisie is het unieke nummer van uw administratie binnen Exact Online. Zie in de afbeelding hiernaast hoe je de interne divisiecode kan achterhalen.
  • Bij Excl. btw laag kunnen dmv het drop down menu de verschillende BTW percentages worden voorzien van een Std. omzetrek. ( standaard omzetrekening ). Ook kan de specifieke code voor de BTW worden ingevuld en ook het rekening BTW code kan hier ingevuld worden. De gegeven zijn allemaal afhankelijk van de gegevens zoals ze in het boekhoudpakket gedefinieerd zijn.
  • Bij rolstoelrekening en Adm. kostenrekening kunnen de code's worden ingevuld voor de rolstoelrekening en Administratie kostenrekening.
  • Bij overige kan men 3 selecties maken:
  • Er kan gekozen worden om de factuuromschrijving zoals men die maakt in WinTax factuur gebruiken, vinkt men deze aan dan wordt die gebruikt.
  • Kiest men ervoor om het boekjaar te exporteren, dan wordt in de facturatie het boekjaar ingevuld in de facturatie bestanden.
  • 0-regels overslaan zorgt ervoor dat de 0 regels worden overgeslagen.

Na het versturen van de facturen kunt u er voor kiezen een boeking te maken naar Exact. Op de eerder genoemde locatie komen dan 2 bestanden te staan.

  • Debitr.xml; dit zijn de debiteuren die gekoppeld zijn aan de verzonden facturen.
  • Boeking.xml; dit zijn de facturen die verzonden zijn uit Factuur

U kunt deze bestanden vervolgens in bovenstaande volgorde handmatig inlezen in Exact Online. Na succesvol inlezen, dient u de XML bestanden te verwijderen/elders te archiveren.

Er is ook een mogelijkheid om uw debiteuren en boekingen automatisch in Exact Online in te laten lezen. Neem hiervoor contact met ons op zodat we dit voor u kunnen verzorgen. Om dit automatisch te laten geschieden moet u vooraf het volgende stappenplan volgen Exact Online API aanmaken

Incasso

Acceptgiro's

E-mail

Het is vanuit WinTax factuur mogelijk om facturen digitaal te versturen, hiervoor moeten de instellingen in het tabblad Email zijn geconfigureerd. Deze instellingen dienen gedaan te worden per administratie. Heeft u meerdere administraties dan zullen onderstaande zaken geconfigureerd moeten worden per administratie. Deze gegevens die per administratie gebruikt worden zouden ook verschillend kunnen zijn.

Factuur Opties Email.png

  • Server: Hier dient de SMTP server geplaatst te worden waarvandaan de email verstuurd dient te worden.
  • Poort: Hier dient de poort ingesteld te worden die voor de SMTP server staat ingesteld
  • Afzender: Hier kan het email adres van de afzender worden geplaatst
  • BCC: Hier kan een email adres worden ingesteld waar standaard een BCC email naar gestuurd wordt.
  • Leesbevestiging: Er kan ingesteld worden dat er een leesbevestiging gestuurd wordt, als de email factuur gelezen is, hier dient het email adres te komen te staan waarop deze leesbevestiging dient binnen te komen.
  • Overige HTML opmaak : Als deze keuze staat ingesteld dan wordt er gebruik gemaakt van de "DefLayoutInvoice.html" de HTML opmaak voor de email, als deze niet staan ingesteld dan wordt gebruik gemaakt van de DefLayoutInvoiceCoverNote.txt
  • Gebruikersnaam: Het kan zijn dat de SMTP server waarvan u gebruik maakt een gebruikersnaam en wachtwoord vereist, in dat geval zal hier de gebruikersnaam ingesteld moeten worden. Als geen gebruikersnaam vereist is kunt u deze gewoon leeg laten.
  • Wachtwoord: Het kan zijn dat de SMTP server waarvan u gebruik maakt een gebruikersnaam en wachtwoord vereist, in dat geval zal hier het wachtwoord ingesteld moeten worden. Als geen wachtwoord vereist is kunt u deze gewoon leeg laten.