Kwaliteitsanalyse: Een Query maken

Uit WinTax Wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Wat is ManRep?

WinTax Kwaliteitsanalyse of ManRep (Management Report) is een hulpmiddel om gegevens op te vragen die voor het management belangrijk kunnen zijn. Ook kunnen hier eenvoudige aanroepen worden gedaan om bijvoorbeeld alle klanten uit 1 administratie op te vragen, of alle chauffeurs waarvan de vervaldatum van de chauffeurspas binnenkort wordt bereikt, op te vragen. U kunt ManRep starten vanuit de startbalk, mits u over de juiste licentie beschikt om ManRep te gebruiken. In de startbalk is ManRep terug te vinden als WinTax Kwaliteitsanalyse.

Om ManRep te kunnen gebruiken, dient u over een pc te beschikken die is voorzien van het Microsoft Office onderdeel Excel. Zonder Excel kunt u geen gegevens opvragen vanuit ManRep. Wanneer u ManRep hebt gestart, wordt u gevraagd om in te loggen. Mocht uw gebruikersnaam niet tussen de lijst van beschikbare gebruikersnamen staan, dan staan uw rechten in WinTax niet zodanig ingesteld dat u toegang heeft tot ManRep. Uw leidinggevende kan de rechten aanpassen, bent u zelf leidinggevende en het is u niet bekend hoe u dit kunt aanpassen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met WinTax Support. Wij leggen u graag uit hoe u dit kunt aanpassen.

De eerste keer gebruik maken van ManRep

De eerste keer dat u manrep.exe opstart vanuit de programma's of vanuit het actiekader vanuit WinTax agenda krijgt u een melding te zien. U dient aan te geven waar de databse staat die u wilt gaan gebruiken. Normaal gesproken staat er op de server een cliënt import deze zorgt er voor dat de database op ingestelde tijden wordt opgebouwd. U kunt deze melding bevestigen met " ok ".

Databasegebruik.bmp

Vervolgens gaat u in ManRep naar Extra > Opties hier geeft u aan bij Data bestand middels het vinkje gebruik server aan te zetten dat u gebruik maakt van de server, ook is het advies om het vinkje Minimaliseer geheugen gebruik aan te zetten, bevestig de gedane instellingen door op " ok " te klikken.

Gebruik server.bmp

ManRep is nu klaar voor gebruik als de Database is opgebouwd.

Ter voorbereiding dient in Excel ook nog een aanpassing gedaan te worden, start hiervoor Excel op. In Excel gaat u naar Bestand en vervolgens naar Opties en daar vervolgens naar het vertrouwenscentrum en dan vervolgens naar Instellingen voor het vertrouwenscentrum in het vertrouwens centrum kiest u voor Instellingen voor Macro's. Bij deze instelling dient u het vinkje aan te zetten bij Toegang tot het objectmodel van het VBA-Project vertrouwen en bevestigd dit met " ok ".

VBA.bmp

Vervolgens kunt u alle venster weer bevestigen met " ok " en u kunt ze allemaal sluiten, Excel is hiermee gereed voor gebruik van ManRep.

Hoe werkt ManRep?

Een kleine technische blik in de keuken van ManRep voor de geïnteresseerden. Wanneer u over ManRep beschikt draagt WinTax Support zorg voor het feit dat er een WinTax Agenda Client ingesteld staat op een werkstation voor het inlezen van het database bestand. Deze WinTax Agenda Client leest ’s nachts alle gegevens uit WinTax Agenda die op dat moment aanwezig zijn. Deze client slaat dit op in een Firebird SQL Database bestand. Met ManRep maakt u query’s die de gegevens uit deze SQL Database kan laden en geeft de resultaten vervolgens weer in Excel. De ManRep client leest elke nacht de database van WinTax uit, gegevens die u ’s ochtends opvraagt, zijn dus niet altijd up-to-date en maximaal enkele uren oud. In de titelbalk van Manrep, kunt u zien van welke datum de database is, waaruit u gegevens opvraagt.

Manrep: Weergave archiefdatum

Over het algemeen leest de ManRep plugin 1 agendabestand in. Ritgegevens zijn dus normaliter alleen verkrijgbaar over de agenda zoals die in WinTax Agenda is. Mocht u willen dat ook oudere afgesplitste agenda’s ingelezen worden om ritgegevens op te vragen is dit uiteraard mogelijk.

Query onderhoud

Er zijn ontzettend veel mogelijke query’s te bedenken. Zoals bovenstaand al omschreven kunnen allerlei diverse soorten voorwaarden in een query worden aangegeven. Met een combinatie van query’s kunnen rapporten worden gegenereerd. Hiervoor is een template bestand vereist, een bestand dat de basis heeft van een rapport zoals je het zou willen hebben, zonder gegevens. Hierover verderop meer.

Een query maken in ManRep is vrij eenvoudig. Wanneer ManRep is geopend, ziet u een grijs scherm met een aantal opties. Om ManRep echter correct te laten werken is het noodzakelijk dat er verbinding is met een ManRep server. Dit is te zien door in de titelbalk van ManRep na te gaan of er een server naam staat toegevoegd, zoals bijvoorbeeld onderstaand.

Manrep: Weergave servernaam

Het is ook mogelijk om op uw lokale pc handmatig een database te genereren.

Mocht u geen server naam zien staan maar een verwijzing naar een lokaal bestand, dan kunt u ‘Extra -> Opties’ selecteren. Hier schakelt u vervolgens het vinkje ‘Gebruik server’ in.

Manrep: Gebruik server

Om een query te maken selecteert u ‘Kies een query’. Vervolgens vouwt er een lijst uit met de reeds aanwezige query’s en onderaan staat de optie om query’s te onderhouden (‘Onderhoud query’s). Ook kunt u vanuit de menubalk Extra -> Onderhoud -> Queries kiezen. Wanneer u deze optie heeft geselecteerd komt er een venster met alle huidige aanwezige query’s met de optie om deze aan te passen of te verwijderen. Tevens kunt u de reeds aanwezige query’s klonen of een nieuwe query maken.

Manrep: Onderhoud queries

Een query maken

Wanneer u kiest voor ‘Nieuw’ kunt u een nieuwe query aanmaken. Er volgt een venster waarin u kunt aangeven:

  • Selectietabel
  • Selectievelden
  • Voorwaardes
  • Parameters
  • Overige


Selectietabel

Als eerste kiest u welke selectietabel u wilt gebruiken. Dit houdt in dat u aangeeft van welke soort gegevens u de daadwerkelijke data wilt opvragen. Standaard staat de selectietabel op ‘Ritten’. Hiermee kunt u dus van alle ritten die in het databasebestand staan bepaalde gegevens opvragen. Maar u kunt bijvoorbeeld ook ‘Chauffeurs’ selecteren om uit alle gegevens die over chauffeurs in het databasebestand staan data op te vragen. Er is een hele lijst van welke gegevens u kunt opvragen. Onderstaand de mogelijke opties.

Manrep: Selectietabellen


Selectievelden

Wanneer u de selectietabel hebt gekozen, kiest u de selectievelden. Dit zijn de velden die worden weergegeven in het uiteindelijke resultaat. U hoeft niet perse bijv. selectieveld ‘Administratie’ aan te zetten om administratie te kunnen gebruiken in de voorwaarden van de query, dit selecteert enkel of de velden moeten worden weergegeven in het uiteindelijke resultaat. Standaard staan enkele selectievelden standaard geselecteerd.


In bovenstaand voorbeeld zou het rapport 6 kolommen bevatten, met daarin ‘ID’ (Rit-id in WinTax Agenda), Datum, Tijd, Meldtijd, Van en Naar. U kunt de standaard geselecteerde selectievelden aanklikken om velden toe te voegen of te verwijderen. Wanneer u de selectievelden aanklikt krijgt u een venster waarin u selectievelden kunt toevoegen of verwijderen. Tevens kunt u hier aangeven op welke velden er gesorteerd moet worden.


Als eerste ziet u alle beschikbare velden die u zou kunnen selecteren. Om een veld weer te geven in het resultaat, dubbelklikt u op een veld. Tevens kunt u de reeds geselecteerde velden verwijderen. De reeds geselecteerde velden staan in het venstertje ‘Selectie velden’. U kunt deze verwijderen door met de rechtermuisknop op het veld te klikken en vervolgens ‘Selectieveld verwijderen’ aan te klikken.

Tevens ziet u hier de optie ‘Sorteren op selectieveld’. Wanneer u deze optie selecteert zal het geselecteerde veld worden weergegeven in het venster ‘Gesorteerde velden’. U kunt op meerdere velden sorteren.

Voorwaarden

Vervolgens kunt u voorwaarden opgeven. U kunt oneindig veel voorwaarden opgeven waaraan de gegevens die in het rapport naar voren komen moeten voldoen. Theoretisch gezien zou u binnen een bepaald datumbereik alle ritten met de letter d in ‘Van’, met een geplande afstand meer dan 5 kilometer, met een tarief van meer dan € 7,50, een oa-tarief van minder dan € 5,00, gereden door chauffeurs met een x in de naam, met een vervaldatum van chauffeurspas van voor 31-12-2009 en in een wagen die op de datum van de rit binnen een maand een APK moeten ondergaan. Nu is de kans op gegevens bijzonder klein, maar het is een voorbeeld om aan te geven met welke mogelijke voorwaarden u gegevens kunt genereren.

Om daadwerkelijk voorwaarden op te kunnen geven, klikt op up ‘<Klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>’. Vervolgens ziet u dat er een regel komt te staan waarop u voorwaarden kunt opgeven. Voor deze regel staat een vinkje, welke aangeeft of de desbetreffende regel actief is of niet. Hierna staat een nummer van de regel. Dit nummer klikt u aan om opties te selecteren voor de desbetreffende regel.


De optie ‘Nieuwe voorwaarde toevoegen (na huidige)’ voegt na de geselecteerde regel een nieuwe regel toe (regel 2). De optie ‘Haakje toevoegen (na huidige)’ voegt een ‘sub’-voorwaarde toe aan de eerder ingevoegde voorwaarde. Dit is noodzakelijk om 'en' en 'of' voorwaarden te kunnen combineren. Door de optie ‘Voorwaarde verwijderen’ te kiezen verwijdert u de geselecteerde voorwaarde. Met de optie ‘Voorwaarde aan/uit schakelen’ kunt u de geselecteerde optie in- of uitschakelen. Ditzelfde kunt u bereiken door het vinkje voor de voorwaarde in of uit te schakelen. Hierna ziet u de daadwerkelijke gegevens van de voorwaarde. Zoals u ziet bestaat dit gedeelte van de regel uit drie gedeelten. In het eerste gedeelte selecteert u het WinTax veld dat u in de voorwaarde wilt opnemen. Wanneer u dit gedeelte aanklikt, zal het scherm gevuld worden met mogelijke velden. Alle mogelijke velden kunnen niet in een document nader verklaard worden, dit zou een boekwerk worden. Gelukkig spreken de velden, voor de personen die WinTax regelmatig gebruiken, over het algemeen redelijk voor zich. Het tweede gedeelte van de regel geeft de voorwaarde aan.


De opties spreken redelijk voor zich. De opties ‘is null’ en ‘is niet null’ houden kort gezegd respectievelijk in ‘bevat geen gegevens’ en ‘bevat gegevens’.Null is een term waarmee ‘niets’ wordt omschreven. Wanneer u de voorwaarde heeft geselecteerd kunt u de gegevens of tekst selecteren waaraan de voorwaarde moet voldoen. In sommige gevallen zal ManRep zelf de mogelijke gegevens aanvullen, in de meeste gevallen zult u zelf de gegevens moeten invullen.

Parameters

Naast het invullen van voorwaarden kunt u nog voorwaarden als ‘Parameters’ instellen. Hiermee kunt u voorwaarden de instelling geven dat de desbetreffende voorwaarde bij het uitvoeren van een query nog moet worden ingevoerd. Het zou hier bijvoorbeeld om een datumbereik kunnen gaan, of om een selectie van chauffeurs uit een lijst. Om dit in te stellen klikt u op ‘Instellen’. U selecteert de voorwaarde die u instelbaar wilt hebben bij het uitvoeren van de query. U geeft een naam op en selecteert welk soort gegevens deze voorwaarde is. ‘Int’ geeft een enkel getal aan, ‘String’ is tekst, ‘date’ is een datum, de overige opties zijn de gegevens zoals u ze in WinTax kent. Om bijvoorbeeld een datumbereik te selecteren kiest u ‘Datum’ uit de beschikbare velden. Vervolgens schakelt u het vinkje ‘Parameter’ in. In ‘Naam’ typt u ‘Datum’, type is ‘Date’, de uitgebreide naam is de naam zoals u die bij de query zult zien, typ hier bijvoorbeeld ‘Datum van’. U kunt een eventuele omschrijving invullen (niet noodzakelijk). Klik nu op ‘Sluiten’. Wanneer u de query uitvoert, zal nu eerst een begindatum ingevoerd moeten worden. Om een datumbereik te kunnen invullen herhaalt u de werking, verifieer dat u in de voorwaarden tweemaal datum hebt ingevuld, eenmaal ‘groter of gelijk aan’ en eenmaal ‘kleiner of gelijk aan’. Het vinkje ‘Dubbele resultaatrecords verwijderen’ selecteert u wanneer u dubbele gegevens niet in het rapport wilt hebben weergegeven.

Voorbeeld query's

Query 1: Ritten uit 1 administratie in een bepaald tijdsbestek weergeven.

Wanneer u uit 1 administratie alle ritten in een bepaald tijdsbestek wilt weergeven, heeft u in principe alleen een datumbereik nodig en de administratie waaruit u de ritten wilt hebben weergegeven. Nadat we ManRep geopend hebben kiest u bij ‘Kies een query’ ‘Onderhoud query’s’. Wanneer het venster eenmaal geopend is kiezen we ‘Nieuw’. We gaan vervolgens de lijst afwerken van gegevens die nodig zijn om de query te kunnen uitvoeren.

De gewenste selectietabel is ritten, u wilt tenslotte ritten hebben weergegeven. Vervolgens kiest u bij de selectievelden de gewenste gegevens. Standaard staan ingevuld: ‘Id’, ‘Datum’, ‘Tijd’, ‘Meldtijd’, ‘Van’ en ‘Naar’. Als dit voor u voldoende gegevens zijn, kunt u het kiezen van selectievelden overslaan. Mogelijk wilt u echter ook klantgegevens bij de ritten willen zien.

Als voorbeeld zullen we kiezen voor het weergeven van klantnaam, klantcode en het huisadres van de klant. We klikken op de aanwezige selectievelden om de gewenste velden toe te voegen. De klantgegevens zijn op te vragen door eerst ‘Klant’ uit te vouwen door op het tekentje aan te klikken. De beschikbare klantgegevens komen nu tevoorschijn en u selecteert hieruit de gewenste velden; ‘Klant_code’, ‘Klant_naam’ en ‘Klant_adres’. U voegt ze een voor een toe door op deze velden te dubbelklikken. Ze zullen nu ook worden weergegeven in ‘Selectie velden’. Wanneer u alle gewenste selectievelden heeft geselecteerd klikt u op ‘Ok’.

De selectievelden staan nu weergegeven in het venster ‘query aanpassen’. Het kan zijn dat ze niet op een regel passen, er staan rechts 2 kleine pijltjes, een naar boven en een naar beneden, hiermee kunt u alle geselecteerde velden nog eens controleren. Nu gaan we de voorwaardes toevoegen. Als eerste klikt u op ‘<klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>’.

De regel ‘1. A&A_gewicht gelijk aan _______’. A&A_gewicht (Artikelen&Arrangementen gewicht) wilt u niet zien, u wilt de ritten uit een bepaalde administratie zien. U klikt op ‘A&A_gewicht’. Het scherm wordt gevuld met mogelijke indicaties en u selecteert hieruit ‘Administratie’. Met de losstaande mogelijkheid ‘Administratie’ zullen de gegevens vooraf worden weergegeven, wanneer u kiest voor ‘Administratie_naam’ of ‘Administratie_nummer’ in het submenu van ‘Administratie’ dient u de gegevens zelf in te vullen. De meest eenvoudige om te kiezen is dus ‘Administratie’. Wanneer u ‘Administratie’ heeft gekozen, controleert u of de regel ‘gelijk aan’ is.

Wanneer dit het geval is klikt u op het niet ingevulde gedeelte van de regel en kiest hieruit de gewenste administratie. Vervolgens gaan we een datumbereik aangeven. Wanneer u de query eenmalig wilt invoeren hoeft u voor de query geen gebruik te maken van parameters (zoals eerder uitgelegd), maar kunt u vaste data invullen. U klikt wederom op ‘<klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>’. Vervolgens klikt u op ‘A&A_gewicht’ om hiervan ‘Datum’ te maken.

Vervolgens klikt u op ‘gelijk aan’ om hiervan ‘groter of gelijk aan’ te maken. Wanneer u nu op het niet ingevulde gedeelte van de regel klikt kunt u een datum invoeren. Wanneer u de datum als parameter wilt gebruiken gaat u te werk zoals eerder in het document uitgelegd. Vervolgens klikt u nogmaals op ‘<klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>’, selecteert u in de regel ‘kleiner of gelijk aan’ en kiest u een eventuele datum of stelt u ook deze datum in als parameter zoals eerder uitgelegd. U kunt zich afvragen of u geannuleerde en/of loosgemeldde ritten wilt hebben weergegeven.

Wanneer dit niet het geval is klikt u weer op ‘<klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>’, selecteert u in de lijst van velden ‘geannuleerd’, in de regel selecteert u ‘gelijk aan’ en in het nog niet ingevulde gedeelte selecteert u ‘onwaar’. Enkel niet geannuleerde ritten zullen dan worden weergegeven in het rapport. U kunt hetzelfde te werk gaan met de indicatie ‘loos’. U heeft nu de voorwaarden aangegeven voor de query. Het venster zal gevuld zijn met de volgende gegevens:

Wanneer u de regels nogmaals heeft gecontroleerd klikt u op ‘OK’. Er zal een nieuw venster verschijnen waar u de naam van de query kunt weergeven. Als naam gebruiken we bijvoorbeeld ‘Ritten per administratie *****’ waarbij de sterretjes de naam van de desbetreffende administratie zijn. Desgewenst kunt u een omschrijving invoeren zodat uw collega’s ook inzage hebben in wat voor gegevens er door dit rapport gegenereerd worden. Wanneer u op ‘OK’ klikt staat de query die u zojuist hebt gemaakt tussen de beschikbare query’s, met daarbij weergegeven de eventuele parameters (in het voorbeeld datum van en datum t/m). Wanneer u datum van en datum t/m hebt ingevuld klikt u op ‘Uitvoeren’. Er zal even geduld worden gevraagd en, afhankelijk van de gegevens die u vraagt, zal het tussen de halve en 2 minuten duren voordat de gegevens worden weergegeven.