Agenda: Ritopdracht afdrukken

Uit WinTax Wiki
Versie door Thomas (Overleg | bijdragen) op 24 mrt 2016 om 23:00

(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
Ga naar: navigatie, zoeken

Vanuit WinTax Agenda kunt u ritopdrachten en overzichten verzenden naar Microsoft Word, Microsoft Outlook en Internet Explorer. Wanneer u in WinTax Agenda vanuit de menubalk Bestand -> Afdrukken kiest, ziet u hier de mogelijkheden om Rittenoverzicht, Ritopdracht, Omzettotalen chauffeur of Samenstellingsoverzicht af te drukken. Wanneer u in WinTax Agenda vanuit de menubalk Bestand -> Afdrukvoorbeeld kiest, ziet u exact dezelfde mogelijkheden. Ze zijn vrijwel gelijk, met als enige afwijking dat bij het kiezen van Afdrukken, het gegenereerde bestand in Word direct afgedrukt wordt, wanneer u voor Afdrukvoorbeeld kiest, krijgt u de mogelijkheid het gegenereerde bestand te wijzigen.

Rittenoverzicht

Een rittenoverzicht kunt u afdrukken om bijvoorbeeld een chauffeur te voorzien van een overzicht van gereden ritten. U kunt een rittenoverzicht afdrukken door Bestand -> Afdrukken -> Rittenoverzicht te kiezen.

Het volgende venster verschijnt

Agenda: Venster Afdrukken rittenoverzicht

In het veld Soort kunt u kiezen welke ritten u wilt afdrukken. Wanneer u kiest voor ´Schermafdruk´ (standaard geselecteerd) zullen alle ritten die op het scherm staan weergegeven, afgedrukt worden. Tevens kunt u hier kiezen voor bijvoorbeeld het afdrukken van alle ritten van een chauffeur binnen een bepaald datumbereik. Om dit te bewerkstelligen kiest u bij soort 'Alle ritten per chauffeur' en voert u in de velden Van en Tot het gewenste datum- en tijdbereik in.

U kunt kiezen uit de volgende selectiecriteria

Agenda: Venster Afdrukken rittenoverzicht Soorten

Als doel heeft u de keuze uit Printer, Microsoft Word en Microsoft Outlook.

Wanneer u als doel Printer kiest, volgt het venster waarin de gewenste printer kunt kiezen. Waarna u vervolgens op Afdrukken drukt, zal de afdruk direct uit de printer komen rollen. De afdruk zal er als volgt uitzien.

Afdruk rittenoverzicht printer

Wanneer u als doel Microsoft Word kiest, krijgt u de optie om in het veld Sjabloon een sjabloonbestand te kiezen. Wanneer u als sjabloon '(Standaard)' kiest, dan zal dezelfde afdruk als hierboven naar Word worden geëxporteerd, en vanuit Word worden afgedrukt.

Wanneer u als doel Microsoft Outlook kiest, zal een mail opgesteld worden, waarin de tabel met gegevens, zoals op bovenstaande afdruk, wordt weergegeven. U kunt hier het e-mailadres invullen en versturen.

Onder het doel staan nog enkele opties, welke u kunt aanvinken.

  • Wanneer u het vinkje 'Samengestelde ritten overslaan' aanvinkt, zullen samengestelde ritten niet worden afgedrukt.
  • Wanneer u het vinkje 'Goedgekeurde ritten overslaan' aanvinkt, zullen ritten die zijn goedgekeurd niet worden afgedrukt.
  • Wanneer u het vinkje 'Geannuleerde ritten overslaan' aanvinkt, zullen geannuleerde ritten niet worden afgedrukt.
  • Wanneer u het vinkje 'Externe ritten overslaan' aanvinkt, zullen externe ritten niet worden afgedrukt.
  • Wanneer u het vinkje 'Rijen arceren' aanvinkt, zullen ritten om en om worden voorzien van een andere achtergrond kleur.
  • Wanneer u het vinkje 'Automatische terugloop' aanvinkt, zal WinTax het overzicht zodanig afdrukken dat alle tekst wordt afgedrukt. Cellen zullen hiertoe vergroot worden, waardoor de afdruk groter wordt en mogelijkerwijs meer papier gebruikt.
  • Wanneer u het vinkje 'Inclusief extra velden' aanvinkt, zullen enkele velden die standaard niet worden afgedrukt, worden afgedrukt. Het gaat hier om de velden:
    • Metertarief
    • Vervoersoort
    • Betalingswijze
    • Creditcardnummer
    • Starttijd
    • Eindtijd
    • Wachttijd
    • Begin kilometerstand
    • Eind kilometerstand
  • Wanneer u het vinkje 'Tarieven verbergen' aanvinkt, zullen tarieven niet worden afgedrukt.
  • Wanneer u het vinkje 'Niet contant verbergen' aanvinkt, zullen tarieven van ritten die niet contant worden afgerekend niet worden afgedrukt. Tarieven van ritten die wel contant worden afgerekend, worden afgedrukt.
  • Wanneer u het vinkje 'Paginanummer' aanvinkt, zal de afdruk worden voorzien van paginanummers.
  • Wanneer u het vinkje 'Grote lettertypes' aanvinkt, zal de afdruk worden voorzien van een groter lettertype.


Ritopdracht

Wanneer u van een of meerdere ritten een ritopdracht wilt maken voor de chauffeur, dan kiest u in de menubalk van WinTax Agenda Bestand -> Afdrukken -> Ritopdracht. Het volgende venster verschijnt

Agenda Afdrukken ritopdracht

Als doel heeft u de keuze uit Printer, Microsoft Word en Microsoft Outlook.

Wanneer u als doel Printer kiest, volgt het venster waarin de gewenste printer kunt kiezen. Waarna u vervolgens op Afdrukken drukt, zal de afdruk direct uit de printer komen rollen. De afdruk zal er als volgt uitzien.

Afdruk ritopdracht

Wanneer u meerdere ritten geselecteerd heeft, zullen de ritopdrachten op dezelfde wijze worden weergegeven, onder elkaar.

Wanneer u als doel Microsoft Word kiest, krijgt u de optie om in het veld Sjabloon een sjabloonbestand te kiezen. Tevens krijgt u nog de mogelijkheid om de Postadressen aan te passen. Deze worden uit de gegevens in het klantonderhoud automatisch gevuld. Nadat u uw keuze heeft bevestigd, zullen de gegevens worden samengevoegd met het gekozen sjabloonbestand. Microsoft Word zal automatisch openen en vragen op welke printer het document af te drukken.

Wanneer u als doel Microsoft Outlook kiest, krijgt u de optie om in het veld Sjabloon een e-mail sjabloonbestand te kiezen. Ook hier krijgt u nog de mogelijkheid om de Postadressen aan te passen. Tevens krijgt u de mogelijkheid om een e-mailadres te kiezen. De opties die hier worden weergegeven zijn deze uit de gegevens in het klantonderhoud of het chauffeurs onderhoud. Nadat u uw keuze hebt bevestigd, zullen de gegevens worden samengevoegd met het gekozen sjabloon bestand. Microsoft Outlook zal automatisch openen en het e-mail venster met inhoud weergeven. Hierna kunt u, na eventueel invoeren van het e-mailadres, de e-mail direct verzenden.

Wanneer u meerdere ritopdrachten hebt geselecteerd, dient u een ander e-mail sjabloonbestand te kiezen, dan wanneer u een enkele ritopdracht wenst te versturen.


Samenstellingsoverzicht

Met het samenstellingsovezicht kunt u een week afdruk maken van een ingevoerde route, of meerdere routes. Om dit te doen kiest u in de menubalk van WinTax Agenda Bestand -> Afdrukken -> Samenstellingoverzicht. Het volgende venster verschijnt

Agenda Afdrukken samenstellingoverzicht

Als eerste kunt u de samenstelling kiezen welke u wilt afdrukken. Wanneer u de retour samenstelling correct heeft ingesteld in het samenstellingen onderhoud, wordt de retour samenstelling automatisch ingevuld. Tevens kunt u hier kiezen voor de afdruk van diverse samenstellingen, door middel van het invoeren van een groepsnummer. Dit groepsnummer kunt u ook invullen in het samenstellingen onderhoud.

Wanneer u het vinkje 'Aparte pagina' aanvinkt, zal WinTax Agenda de afdruk zodanig maken, dat voor iedere samenstelling een aparte pagina wordt gemaakt.

Bij groepering kunt u aangeven hoe u de gegevens weergegeven wilt hebben. Dit is afhankelijk van hoe u uw groepsvervoer hebt ingevoerd. Wanneer u uw ritten hebt voorzien van klanten, kiest u voor groeperen per klant. Wanneer u één klant in de samenstelling hebt (bijvoorbeeld de betalende instantie), en de gegevens van de passagier in het passagiers veld van de rit heeft ingevoerd, kiest u voor groeperen per passagier.

De week die u wilt afdrukken, is automatisch geselecteerd op basis van de huidige selectiedatum, welke u af kunt lezen in de titelbalk van WinTax Agenda.

In het veld Dag kunt u kiezen welke dag van de geselecteerde week u wilt afdrukken. Wanneer u Alle dagen kiest, zullen alle dagen van de geselecteerde week worden afgedrukt.

In het veld Garage kunt u aangeven of er een garage vertrekadres meegenomen dient te worden. U heeft hier de keuze uit Geen, Chauffeur adres en eventuele ingevoerde garage vestigingen in WinTax.

Als doel heeft u de keuze uit Printer, Microsoft Word en Microsoft Outlook.

Wanneer u als doel Printer kiest, volgt het venster waarin de gewenste printer kunt kiezen. Waarna u vervolgens op Afdrukken drukt, zal de afdruk direct uit de printer komen rollen. De afdruk zal er als volgt uitzien.

Agenda Afdruk samenstellingoverzicht

Wat u ziet is als eerste de routenaam, gevolgd door het datumbereik waarover de afdruk is gemaakt. Hieronder ziet u de Extra welke is ingegeven in het samenstellingen onderhoud. Hieronder ziet u de naam van de chauffeur die aan de ritten is toegewezen.

Vervolgens ziet u de passagiersgegevens, met de klantnaam, het geslacht, het telefoonnummer. Hieronder staat het vertrekadres, daaronder weer het bestemmingsadres. In de kolommen hiernaast ziet u per dag de ophaal- en bestemmingstijd van de heenrit, gevolgd door de ophaal- en bestemmingstijd van de retourrit. Dit herhaalt zich vervolgens voor elke passagier op de rit.

Wanneer u als doel Microsoft Word kiest, krijgt u de optie om in het veld Sjabloon een sjabloonbestand te kiezen. Nadat u uw keuze heeft bevestigd, zullen de gegevens worden samengevoegd met het gekozen sjabloonbestand. Microsoft Word zal automatisch openen en vragen op welke printer het document af te drukken. Wanneer u als sjabloon 'Standaard' kiest, zal dezelfde afdruk als hierboven naar Word worden geëxporteerd, en vanuit Word worden afgedrukt.

Onder het doel staan nog enkele opties, welke u kunt aanvinken.

  • Wanneer u het vinkje 'Afstand/Tijdplanning van WinTax Tracking & Tracing Advanced' aanvinkt, zullen de dagtotalen in de afdruk worden gevuld. Deze dagtotalen bevatten de totale tijd en afstand van de route.
  • Wanneer u het vinkje 'Tarieven verbergen' aanvinkt, zullen tarieven op de afdruk niet worden weergegeven.
  • Wanneer u het vinkje 'Rijen arceren' aanvinkt, zullen ritten om en om worden voorzien van een andere achtergrond kleur.
  • Wanneer u het vinkje 'Rit extra's' aanvinkt, zullen de extra van de ritten worden weergegeven op de afdruk.
  • Wanneer u het vinkje 'Mastersamenstelling' aanvinkt, geeft u aan dat de desbetreffende samenstelling een mastersamenstelling betreft. Hier wordt in de afdruk rekening mee gehouden, zodat alsnog alle ritten worden weergegeven.
  • Wanneer u het vinkje 'Toon adressen overzicht' aanvinkt, zal een overzicht van alle adressen worden afgedrukt.


Omzettotalen chauffeur

U kunt een eenvoudig omzet totalen overzicht genereren door in de menubalk van WinTax Agenda Bestand -> Afdrukken -> Omzettotalen chauffeur te kiezen. Het volgende venster verschijnt

Agenda Afdrukken omzettotalen chauffeur

In het veld Soort kunt u kiezen of u een afdruk van omzettotalen per chauffeur wilt afdrukken of een afdruk van omzettotalen per wagen. Vervolgens kunt u in de velden Van en Tot en met het gewenste datumbereik ingeven, waarover u het omzettotalen overzicht wilt afdrukken. Tevens kunt u in het veld Administratie de gewenste administratie kiezen die u wenst af te drukken. Als doel kunt u kiezen uit Printer of Microsoft Word. Wanneer u als doel Printer kiest, volgt het venster waarin de gewenste printer kunt kiezen. Waarna u vervolgens op Afdrukken drukt, zal de afdruk direct uit de printer komen rollen. De afdruk zal er als volgt uitzien.

Afdruk omzettotalen chauffeur

Wanneer u als doel Microsoft Word kiest, dan zal dezelfde afdruk als hierboven naar Word worden geëxporteerd, en vanuit Word worden afgedrukt.

Onder het doel staan nog enkele opties, welke u kunt aanvinken.

  • Wanneer u het vinkje 'Rijen arceren' aanvinkt, zullen ritten om en om worden voorzien van een andere achtergrond kleur.
  • Wanneer u het vinkje 'Tarieven op samengestelde ritten overslaan' aanvinkt, zullen omzetten van ritten die zijn samengesteld niet meegerekend worden in de omzettotalen. Het kan tenslotte zo zijn dat hier een samenstellingstarief op geldt.
  • Wanneer u het vinkje 'Geannuleerde ritten overslaan' aanvinkt, zal het aantal geannuleerde ritten niet meegenomen worden in het aantal ritten, wat direct invloed heeft op het gemiddelde.
  • Wanneer u het vinkje 'Externe ritten overslaan' aanvinkt, zal de omzet van ritten die zijn toegewezen aan een externe chauffeur of wagen, niet worden meegenomen in de afdruk.

Belangrijk voor de correctheid van dit bestand is dat tarieven correct zijn ingevoerd of ingericht middels zonetarieven, de indicatie voor contant correct is aangegeven in het zonetarief onderhoud of het klant onderhoud en, indien van toepassing, de chauffeur in het chauffeur onderhoud is voorzien van het correcte provisie percentage.