Decentraal boeken voor opdrachtgevers
Decentraal boeken van ritten voor opdrachtgevers
Het is met WinTax mogelijk om direct voor opdrachtgevers ritten in te boeken. Vervolgens wordt de verdere administratieve afhandeling verzord door de opdrachtgever.
Let op!! Veelal dient voor een juiste werking van decentraal boeken specifieke inrichting gedaan te zijn in uw WinTax omgeving.
Afhankelijk van het type licentie kunnen hier mogelijk extra kosten aan verbonden zijn.
Korton Regie koppeling (WinTop)
De opdrachtgever maakt voor haar cliënten de vervoersmachtigingen aan. Vervolgens worden de cliënten op basis van perceelverdeling naar één of meerdere vervoerders in dat gebied verwezen voor het reserveren van ritten. Van deze vervoerders wordt verwacht dat zij de volledige intake van de klanten voor rekening nemen.
Aanmaken klanten
Om alle ritten voor een bepaalde opdrachtgever te groeperen adviseren wij u voor deze klanten een zonetarief aan te maken. Om nieuwe klanten aan te maken adviseren wij u een invoersjabloon aan te maken voor zowel de klant als de rit, dit om te voorkomen dat alle benodigde gegevens altijd ingevuld worden en dus aanwezig zijn op de klant en de rit.
Voor het aanmaken van de klant zijn een aantal velden belangrijk om de communicatie met Wintop te kunnen doen. Onderstaande omcirkelde gegevens dienen aanwezig te zijn:
- Geboortedatum
- Verzekerdenummer
- Burger Service Nummer ( is niet verplicht )
Koppelen machtigingen
Zodra de klant is aangemaakt kan middels de knop "ma" (de knop "Ma" is inde nieuwste versie vervangen door een dokterstasje met rood kruis ) de machtiging van de klant opgevraagd worden. U komt in het machtigingen scherm. U kunt deze ook benaderen via Extra . onderhoud > Machtigingen. Hier kunt u zoeken met de knop "F11" er zal gezocht worden naar machtigingen die voor deze klant beschikbaar zijn.
Zodra er een machtiging bekend is zal gevraagd worden om de machtiging te importeren, doe dit door de vraag te bevestigen met "ja".
Aanmaken ritten
Als u de klant heeft aangemaakt kan de rit geboekt worden op de door de klant gevraagde rit datum. Via de knop "MA" (de knop "Ma" is inde nieuwste versie vervangen door een dokterstasje met rood kruis ) in de rit kunt u de machtigingen bekijken die er voor de betreffende klant aanwezig zijn, dit kunnen er afhankelijk van de indicaties van de klant soms meerdere zijn.
Zodra de rit compleet is kan er op "ok"gedrukt worden en kan de rit geboekt worden. Er wordt de vraag gesteld de rit op te sturen naar Achmea, zodra er "ja" gekozen wordt zal de rit worden verstuurd.
Als de rit opgestuurd is en akkoord is en dus in Korton Regie / Wintop staat, zal er een KRAS id terugkomen vanuit Korton Regie / Wintop, dit is voor u de bevestiging dat de rit geboekt is in Korton Regie / Wintop.
Indien de rit niet naar Korton Regie / Wintop verstuurd wordt, maar naar een andere WinTOP omgeving, volgt de hierboven staande vraag niet en wordt de rit direct naar de desbetreffende WinTOP omgeving verstuurd.
Het kan ook gebeuren dat er geen KRAS id terug komt, in dat geval zal er een foutmelding verschijnen met hierin de foutmelding, in dit geval is het adres incompleet, dit zal aangepast moeten worden als het juiste adres staat ingevuld zal er na "ok" drukken wederom gevraagd worden de rit op te sturen naar Korton Regie / Wintop.
Buitenlandse adressen
Inien er buitenlandse adressen gebruikt moeten worden, kan het zijn dat de deze adressen niet aan Korton Regie / Wintop teruggekoppeld kunnen worden. Hiervoor is de volgende oplossing:
- Ga naar het adres invoerveld en druk op F11
- Ga naar het onderste deel voor buitenlandse straatnamen
- Zoek naar het juiste adres/plaats/land
- Druk op Ok om de keuze te bevestigen en in de rit te plaatsen
Rit uitvoeren
Nu de rit is geboekt kan de rit net als alle andere ritten worden uitgevoerd. Zorg ervoor dat bij het uitvoeren van de ritten de voorrij tijd de starttijd en de eindtijd gevuld zijn vanuit de BCT of Dataterminal.
Zodra de rit beëindigd is en leeg gemeld is, is er nog 1 actie nodig. De rit dient goed gekeurd te worden, na het goedkeuren van de rit is de rit verwerkt bij Korton Regie / Wintop en kan deze rit gecrediteerd worden, voor u zijn er geen verdere stappen nodig. Het goedkeuren van de ritten kan gedaan worden met de toets combinatie "CTRL+G", zodra een rit goedgekeurd is zal er op de rit een Groene "G" komen te staan, zodra de G er staat is de rit goedgekeurd. Een rit dit in het extern id veld met KRAS: begint is een rit vanuit Korton Regie / Wintop en dient goed gekeurd te worden, zodra een rit goed gekeurd is, is dit ook zichtbaar op de onderaannemer pagina in de Korton Regie / Wintop omgeving van uw opdrachtgever. (Alleen goed gekeurde ritten zullen met u afgerekend worden.)
Het kan soms gebeuren dat dat de rit goed gekeurd wordt maar de goedkeuring weer van de rit verdwijnt, in dat geval ontbreken er waarschijnlijk gegevens. Wat er fout gedaan wordt is te zien in de foutmelding die terug komt, tevens is ook in het rit log te zien dat de WinTop plugin de rit goedkeuring ongedaan heeft gemaakt.
Factureringsgegevens inlezen
Als aan het einde van de maand alle ritten zijn geboekt bij Korton Regie / Wintop, gaat de opdrachtgever de afrekening maken. Op de site van de opdrachtgever kan je facturen downloaden
DVG
DVG maakt gebruik van het DVG rittenportaal. DVG maakt voor haar clienten de vervoersmachtigingen aan. Vervolgens worden de cliënten op basis van perceelverdeling naar één of meerdere vervoerders in dat gebied verwezen voor het reserveren van ritten. Van deze vervoerders wordt verwacht dat zij de intake van de ritten voor rekening nemen. Machtigingen voor deze ritten worden opgehaald uit Hoffice, achteraf worden de ritten ingediend vanuit WinTax Agenda in het rittenportaal van DVG.
- Alvorens u machtigingen kunt ophalen uit DVG, dienen in de systeemopties de gebruikersgegevens ingevoerd te worden. Neemt u hiervoor contact op met de supportdesk
- Alvorens u DVG ritten kunt exporteren, dient in de systeemopties te zijn ingesteld welke zonetarieven geëxporteerd dienen te worden naar DVG. Neemt u hiervoor contact op met de supportdesk.
Aanmaken klanten
Voor correcte registratie en administratieve verwerking van ritten naar DVG, dient u een of meerdere zonetarieven aan te maken. Hierbij dient u in het veld DVG Ritcode op het tabblad Algemeen de juiste DVG Ritcode in te geven. De juiste ritcode kunt u opvragen bij DVG.
Om nieuwe klanten aan te maken adviseren wij u een invoersjabloon aan te maken voor zowel de klant als de rit, dit om te voorkomen dat alle benodigde gegevens altijd ingevuld worden en dus aanwezig zijn op de klant en de rit.
Voor het aanmaken van de klant zijn een aantal velden belangrijk om de communicatie met DVG te kunnen doen. Onderstaande omcirkelde gegevens dienen aanwezig te zijn:
- Geboortedatum
- Verzekerdennummer (indien het zittend ziekenvervoer betreft)
- Burger Service Nummer (indien het vervoer tbv Menzis COA betreft, dient hier het M nummer van de te vervoeren passagier worden ingegeven)
Aanmaken ritten
Als u de klant heeft aangemaakt kan de rit geboekt worden op de door de klant gevraagde rit datum. Via de knop "MA" in de rit kunt u de machtigingen bekijken die er voor de betreffende klant aanwezig zijn, dit kunnen er afhankelijk van de indicaties van de klant soms meerdere zijn.
Zodra de rit compleet is kan er op "ok"gedrukt worden en kan de rit geboekt worden.
Rit uitvoeren
Nu de rit is geboekt kan de rit net als alle andere ritten worden uitgevoerd. Zorg ervoor dat bij het uitvoeren van de ritten de voorrij tijd de starttijd en de eindtijd gevuld zijn vanuit de BCT of Dataterminal.
Zodra de rit beëindigd is en leeg gemeld is, dient de rit te worden goedgekeurd. Het goedkeuren van de ritten kan gedaan worden met de toets combinatie "CTRL+G". Zodra een rit goedgekeurd is zal er op de rit een Groene "G" komen te staan, zodra de G er staat is de rit goedgekeurd.
Ritten indienen bij Hoffice
Om ritten in te dienen bij Hoffice, dit kan men doen door te gaan naar WinTax Agenda Bestand Exporteren Ritten… Het volgende venster verschijnt, selecteer als soort DVG 2.0 Rittenbestand: (Kies hierbij de benodigde voorwaarden; alleen goedgekeurd, etc.)
Doorloop de vragen die worden gesteld, en de bestanden worden ge-upload naar Hoffice.
- Het is aan te raden de XML bestanden die opgeslagen moeten worden, op te slaan en tijdelijk te bewaren. In het geval van foutmeldingen, kunnen wij aan de hand van de opgeslagen XML onderzoek doen naar eventuele fouten.